Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Odmiennego podejścia wymaga kameralne spotkanie pracowników, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a organizator po stronie firmy nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Nie chodzi więc o zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, sposób dojazdu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Lokalizację dobrze analizować pod kątem możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy zabezpieczenie pogodowe. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Plan B nie stanowi elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Organizator powinien wiedzieć, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Plan awaryjny powinien obejmować również opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i gotowość na zmianę warunków. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+